Perpustakaan dan Arsip merupakan dua bidang yang sama-sama pentingnya yakni, dari satu sisi informasi. Meskipun dari sudut pandang yang (substansial) perpustakaan dan arsip bisa diorientasikan satu pandangan menyatakan bahwa, perpustakaan dapat diberikan kepada siapa saja (anybody) yang membutuhkan. Sedangkan arsip, hanya berorientasi terhadap pihak yang berhak. Hal tersebut juga, diibaratkan bahwa antara arsip dan perpustakaan, sebagai “Burung dengan Sayapnya.”.

 

Demikian dikatakan Kepala Bidang (Kabid) Akuisisi dan Pelestarian Badan Kerasipan dan Perpusatkaan Daerah (Basipda) Jawa Barat (Jabar), Drs. Pramaputra, MM, dalam siaran persnya, Rabu (23/11/2011) kemarin.

Menurut Prama, bahwa ada pertanyaan penting bagi kita semua, sejauh mana dua kota/kabupaten mampu menjadi media informasi yang handal? Sudut pandang prosuasif melayangkan argumentasi bahwa, kedua urusan itu bisa disinergikan. Karena, secara teoritis keduanya merupakan bagian dari rumpun ilmu dokumentasi dan mempunyai fungsi utama yang sama yakni mengelola informasi.

Selain itu, pemberlakukan Pemerintah Republik Indonesai NO 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah bermaksud agar segala urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah dapat terselenggara sesuai dengan potensi unggulan dan kekhasan yang dimiliki daerah. Sehingga pencapai efisiensi dan upaya memunculkan sektor-sektor unggulan masing-masing daerah sebagai upaya optimalisasi pemanfaatan sumber daya daerah sejalan dengan upaya mempercepat proses peningkatan kesejahteraan rakyat.

Penetapan tentang Organisasi Perangkat Daerah tentunya berimbas pada penataan kelembagaan, ketatalaksaaanaan, keuangan, kepegawaian dan bahkan aset organisasi, tidak terkecuali organisasi manapun yang telah diatur Keputusan Presiden RI Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Lembaga Kearsipan Privinsi dan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota yang telah ada sebelumnya. Dengan demikian, Lembaga Kearsipan Provinsi dan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota dengan sendirinya harus segera di tata ulang.


REORGANISASI LEMBAGA KEARSIPAN

Sementara itu, disisi lain, dikatakan Prama, bahwa dalam menata ulang organisasi ada dua pendekatan, yaitu pendekatan kelembagaan dan pendekatan ketatalaksanaan. Pendekatan kelembagaan memiliki konsekwensi biaya yang lebih mahal karena setiap pembentukan kelembagaan diikuti dengan penyediaan anggaran untuk rekrukmen pegawai dan kebutuhan prasarana dan sarana. Pendekatan kelembagaan ini justru kini banyak diterapkan di instansi pusat. Hampir semua Departemen maupun LPND menata ulang organisasinya sejalan dengan visi dan misi setiap instansi yang konon berubah juga seiring pergantian pucuk pemimpin.

Berbeda dengan pendekatan ketatalaksanaan, yang lebih mengedepankan kepentingan pelayanan pbulik, terjadi pergeseran dan perubahannya yang dinamis seperti pemangkasan birokrasi dan hierarkhi, lebih menekankan pemberdayaan serta membuka peluang pengembanganm fungsionalisasi yang terdapat dalam organisasinya. Pergeseran pendekatan kelembagaan ke arah pendekatan ketatalaksanaan ini mau tidak mau membuat organisasi lebih ramping dantidak gemuk, atau dengan kata lain meminjam istilah Mantan Menpan Sarwono Kusumaatmadja yaitu membanguan organisasi “ Miskin Sruktur Kaya Fungsi”. Meskipun struktur organisasinya didesain ramping tetapi sesungguhnya telah terdapat pengelompokan segmen-segmen pekerjaan yang secara fungsional dapat dilakukan oleh mereka-mereka yang memiliki spesialisasi pekerjaan akan kegiatan tersebut.

Reorganisasi yang terjadi pada lembaga kerasipan pasca pemberlakukan PP Republik Indonesia Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangakat Daerah, lanjut Prama, sedikit banyak telah menebarkan kecemasan bagi mereka-mereka yang sebelumnya menduduki struktur dalam organisasi, dengan dalih bahwa reorganisasi lembaga kearsipan akan menghambat program perencanaan dan mnegikis penganggaran kegiatan kearsipan, yang pada akhirnya bermuara kepada pernyataan yang ekstrim yaitu tidak terselamatkannya arsip-arsip yang bernilai pertanggungjawaban nasional.

Namun demikian, dikatakan Prama, banyak juga lembaga-lembaga yang telaha mengantisipasi adanya reorganisasi lembaga kearsipan deangan terlebih dahulu secara proaktif mempersiapkan sumber daya yang dimikinya. Pendekatan proaktif terhadap perubahan organisasi ini lebih murah dan tidak menimbulkan resiko ketimbang pendekatan reaktif, yang cenderung mempertahankan status quo.


PEMBERDAYAAN ARSIPARIS

Sedangkan untuk cara pendekatan (proaktif atau reaktif) yang dilakukan terhadap reorganisasi lembaga kerasipan seharusnya bukanlah persoalan, masih dikatakan Prama, mengingat setiap lembaga kerasiapn seyogyanya ditopang dengan keberadaan fungsional arsiparis. Legalitas keprofesionalan Arsiparis tertuang dalam Keputusan Menteri Pedayagunaan Aparatur Negara Nomor : 09/KEP/M.PAN/2/2002 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya, diamana secara jelas disebutkan bahwa Arsiparis adalah PNS yang di beri tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melaksanakan kegiatan kearsipan dinamis maupun kegiatan kearsipan statis.

Selanjutnya, kata Prama, langkah kegiatan Arsiparis yang mencakup kerasipan dinamis dan kearsipan statis merupakan ladang luas yang memberi kesempatan kepada fungsional untuk menguasai pekerjaan menjalankan fungsi-fungsi organisasi lembaga kerasipan. Bahkan, kesemua pekerjaan struktural telah pula terjabarkan dalam rincian pekerjaan fungsional Arsiparis, baik itu Arsiparis tingkat keahlian maupun keterampilan. Tinggal bagaimana organisasi mendayagunakan fungsional Arsiparis yang dimilikinya untuk menyiapkan, merumuskan, melaksanakan serta mengendalikan kegiatan pekerjaan kearsipan sesuai tugas pokok dan fungsi organisasi, Kemandirian Pejabat Fungsional Arsiparis yang telah tertanam sebelumnya perlu dibuktikan dan dilengkapi dengan tanggungjawab penuh bak pejabat struktural. Guna menambah wawasan mannajerial maka Pejabat Fungsional Arsiparis juga harus diberi kesempatan untukmengikuti Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan (Diklatpim).

“Bagaimana ‘roh’ keberadaan fungsional Arsiparis maupun fungsional-fungsioanl lainnya bertujuan untuk mendukung organisasi di dalam pencapaian tujuan organisasi secara efisien dan efektif. Bagi organisasi lembaga kearsipan, memberdayakan fungsional Arsiparis berarti telah selangkah ke depan menyiapkan suatu lembaga yang entrepreneurial guna menuju pemerintahan yang baik (good governance) dan siap menghadapi tatantangan zaman.” Ujarnya.

 

Share this : Share [refer to site map]